O controle de gastos é uma etapa essencial para entender se uma pequena empresa está realmente dando lucro. Afinal, acompanhar apenas a receita não basta: despesas mal registradas podem comprometer o caixa e levar a operação ao prejuízo. O conteúdo, publicado pela Shopify em 8 de jul. de 2026, apresenta caminhos para separar as finanças, registrar despesas e escolher ferramentas de gestão.
Além de manter os números organizados, um bom controle de gastos ajuda a preparar relatórios, apoiar o trabalho da contabilidade e identificar despesas que podem ser consideradas na apuração fiscal, quando isso se aplicar ao regime tributário da empresa.
O que significa fazer controle de gastos
Na prática, o controle de gastos consiste em documentar cada custo do negócio. O registro deve indicar a finalidade da despesa, a data da compra, quem recebeu o pagamento e o valor exato desembolsado. Dessa forma, o empreendedor consegue visualizar com mais clareza para onde o dinheiro está indo.
Entre os gastos mais comuns estão materiais e mão de obra, que fazem parte do custo das mercadorias vendidas, conhecido como CMV. Também entram nessa relação aluguel, contas de consumo, materiais de escritório, licenças, autorizações, assinaturas de software, cursos, treinamentos, refeições de negócios, taxas de processamento de pagamentos, tarifas bancárias, frete e embalagens.
Como colocar o controle de gastos em prática
Uma rotina organizada começa pela separação das finanças e avança para o registro frequente das movimentações. Os principais passos são:
- Abrir uma conta bancária empresarial e, se fizer sentido, usar um cartão PJ;
- Escolher um método de controle adequado ao tamanho do negócio;
- Registrar as despesas regularmente;
- Definir limites para os gastos;
- Buscar o apoio de um profissional de contabilidade.
Separar a conta pessoal da empresarial facilita o acompanhamento do fluxo de caixa, a conciliação bancária e a organização de documentos. Segundo uma pesquisa do Sebrae, 61% dos empreendedores brasileiros ainda fazem pagamentos da empresa usando a conta pessoal. Por isso, a divisão é importante para quem tem CNPJ, seja MEI, microempresa, sociedade limitada ou outro formato.
O método escolhido pode ser uma planilha simples ou um software financeiro e contábil. Independentemente da opção, o sistema deve permitir informar data, fornecedor, descrição, categoria e valor. Assim, os próprios dados ajudam a identificar padrões, gerar relatórios e avaliar a saúde financeira da empresa.
Registro frequente e limites evitam surpresas
Registrar as transações conforme elas acontecem reduz o risco de esquecer detalhes, perder recibos ou deixar comprovantes fora do controle de gastos. Além disso, manter os lançamentos atualizados facilita a conciliação bancária e torna mais confiável a análise do caixa.
Para quem é MEI, a organização das despesas pode ser feita junto com o acompanhamento das receitas. O Gov.br recomenda o uso do Relatório Mensal de Receitas Brutas para controlar o faturamento mensal, facilitar a DASN-SIMEI e manter os documentos organizados por pelo menos cinco anos.
Também vale estabelecer limites para categorias como marketing e viagens, ou para despesas discricionárias em geral. Ao comparar os gastos com esses limites, o empreendedor consegue identificar excessos e fazer ajustes antes que o orçamento seja comprometido.
Ferramentas de controle de gastos para pequenas empresas
As ferramentas de controle de gastos podem categorizar despesas, organizar lançamentos, gerar relatórios e acompanhar contas a pagar e a receber. Algumas ainda oferecem conciliação bancária, emissão de notas fiscais, fluxo de caixa, gestão de estoque e integração com marketplaces.
Entre as opções citadas estão:
- Conta Azul;
- Bling;
- Nibo;
- Granatum;
- Zoho Expense.
A escolha depende da necessidade da empresa. Quem vende online, por exemplo, pode verificar se a solução se integra à loja, ao contador, ao banco, aos meios de pagamento e aos canais de venda utilizados.
A Conta Azul é apresentada como uma plataforma brasileira de gestão financeira e ERP para pequenos negócios. Ela reúne recursos para contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, notas fiscais, cobranças e relatórios financeiros. Dessa forma, pode ajudar empresas que estão deixando as planilhas e desejam centralizar despesas, vencimentos, categorias e informações compartilhadas com a contabilidade.
Preço: A Conta Azul oferece planos por perfil de empresa. O plano Essencial, voltado para MEI, começa a partir de R$ 79,90 por mês no plano anual.
Por fim, o acompanhamento de um contador ou especialista em gestão financeira pode ajudar a criar um plano de contas, organizar documentos, interpretar relatórios e definir uma rotina de controle de gastos compatível com a realidade do negócio.
Com informações de shopify.com.
